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La funcionalidad Individualizar lanzamiento fue desarrollada con el fin de permitir al usuario del sistema identificar en los lanzamientos de ítems y anticipos, cuál el huésped titular de estos lanzamientos, en este sentido el sistema nos permitirá identificar en una cuenta Hospedaje que huésped compró un ítem o pagó un anticipo. En este artículo describimos cómo configurar y utilizar este recurso, y explanaremos todas las operaciones e informes en este contexto.

Configuraciones

El primer paso del proceso es habilitar el recurso de individualización de lanzamientos y configurar las normas de operación en el sistema.

• Configuraciones generales > Sistema > General > sección Individualizar lanzamientos;
  • Habilita individualizar lanzamientos: al habilitarmos la individualización, el sistema pasará a exhibir los recursos de selección del huésped en las operaciones del sistema;
  • Estandarizar individualizar lanzamientos en los hospedajes: hará que, cuando se registre una nueva reserva o efectuar un walk-in, la opción Individualizar lanzamientos se presente ya seleccionada.  Se aplica en el caso del Hotel utilizar este recurso como estándar de operación;
  • Dividir tarifa entre los huéspedes: hará que, los lanzamientos automáticos de la tarifa se dividan en valores iguales y lanzado individualmente para cada huésped. Esta acción no se les ocurre en los lanzamientos manuales, sólo en tarifas lanzadas de forma automática por el sistema;
  • Obligar informar a un huésped en los lanzamientos: al activar esta opción, el sistema no permitirá lanzamientos de ítems y anticipos sin la selección de un huésped. Al dejarlo desactivado habrá la opción de que lanzemos los ítems y anticipo sin identificar el huésped.

Reservas

En el proceso de registro de una nueva reserva, o de edición de una reserva, podemos configurar el hospedaje para individualizar lanzamientos. Esta opción se presentará ya seleccionada cuando el sistema esté configurado para Estandarizar individualizar lanzamientos en los hospedajes.

Check-in / Walk-in / Cambiar ocupación

Al efectuar el Check-in, el sistema presentará la opción Individualizar lanzamientos marcado o desmarcado conforme definido en la reserva, en el Walk-in traerá marcado o desmarcado conforme la configuración  Estandarizar individualizar lanzamientos en los hospedajes, y en el Cambio de la ocupación traerá marcado o desmarcado conforme la última acción del usuario del sistema. En ambas acciones, Check-in, Walk-in y Cambiar ocupación es posible marcar o desmarcar Individualizar lanzamientos.

En el proceso de Check-in/Walk-in, el sistema lanzará las diarias divididas entre los huéspedes cuando el sistema esté configurado para Dividir tarifa entre los huéspedes. En el siguiente ejemplo, el hospedaje tiene una tarifa con valor de R$103,00 la diaria, el sistema lazó dos diarias por el valor de R$51,50.

Lanzamiento de Vales

En el proceso del Lanzamiento de Vales, el operador podrá informar para qué huésped debe lanzarse el vale o dejarlo en blanco cuando no se identifique el lanzamiento. Si el sistema esté configurado para Obligar informar a un huésped en los lanzamientos, no se permitirá salvar los lanzamientos de ítems sin identificar al huésped. En el caso de las cuentas facturadas se puede informar al huésped, pero no habrá obligatoriedad aunque esté configurado para ello, a diferencia de las cuentas Extras y Particulares.

Lanzamiento de Anticipos

En el proceso del Lanzamiento de Anticipos, el operador podrá informar para cuál huésped se debe lanzar el anticipo o dejarlo en blanco cuando no se identifique el lanzamiento. Si el sistema está configurado para Obligar informar un huésped en los lanzamientos, no se permitirá guardar el lanzamiento del anticipo sin identificar el huésped. En el proceso del Lanzamento de Anticipos en las reservas, el sistema no validará la configuración Obligar informar a un huésped en los lanzamientos ya que la reserva puede no contener los huéspedes informados.

En la presentación de los anticipos en Hotelería > Hospedaje > Anticipo, el Titular pasa a ser el huésped por lo que fue lanzado el Anticipo.

Asimismo, el Recibo de Anticipo presenta el huésped que había sido seleccionado como el Titular del anticipo. 

Extracto de Cuenta Hospedaje

En el Extracto de Cuenta Hospedaje podemos seleccionar qué lanzamientos individualizados queremos filtrar para cerrar la cuenta o ejecutar otras operaciones. Para cerrar una cuenta con los lanzamientos de un determinado huésped y algunos lanzamientos de otro huésped, no se necesita efectuar la transferencia de vales o anticipos, sólo podemos seleccionar los ítems y anticipos que deseamos utilizar al cerrar la cuenta.

• En el filtro Lanzamientos individualizadospodemos seleccionar:
  • Todos: esta es la opción estándar y presentará todas los lanzamientos de ítems y anticipos de la cuenta;
  • Huésped: podemos seleccionar un huésped y los lanzamientos de ítems y anticipos de este huésped serán seleccionados;
  • No identificado: presentará seleccionado todos os lanzamientos de ítems y anticipos que no tuvieron a un huésped informado.

Al seleccionar a un Huésped en el filtro Lanzamientos individualizados, el sistema presentará los lanzamientos de ítems y anticipos de este huésped, y al Imprimir extracto de conferencia o cerrar la cuenta emitiendo el  Infome de cierre de cuenta, el sistema informará en estes informes cuál huésped fue seleccionado.

Transferencia de Vales

La Transferencia de Vales permite seleccionar la misma cuenta transferiendo los ítems a los huéspedes diferentes, o seleccionar otras cuentas que estén abiertas para ejecutar la transferencia del ítem.

Transferencia de Anticipo

En el proceso de Transferir anticipo seleccionamos el huésped cuando la cuenta destino es una cuenta Hospedaje con Individualización de lanzamientos. En el ejemplo siguiente vemos la transferencia de un anticipo a la misma cuenta, pero para otro huésped, en este caso, el sistema exhibe sólo el huésped susceptible de transferencia.

Informe de saldo actual de cuentas

El Informe Hotelería > Informes > Operacional > Informe de saldo actual de cuenta presenta las totalizaciones de Lanzamientos y Anticipos por huéspedes cuando el hospedaje en cuestión está configurada para individualizar lanzamientos. En el ejemplo siguiente vemos la cuenta 5166 dividida en líneas que suman por huésped identificados en la columna Titular, y suma los lanzamientos sin huésped relacionado, no identificados.

Al activar este recurso, el sistema utiliza la cuenta del tipo Hospedaje para gestionar los lanzamientos de los vales y anticipo relacionándolos con los huépedes seleccionados en el proceso de lanzamiento, en definitiva, el sistema no crea una cuenta para cada uno de los huéspedes del hospedaje, mantiene todos los lanzamientos en una única cuenta relacionada con el hospedaje y asigna a cada lanzamiento el huésped solicitante permitiendo la división de la cuenta del hospedaje.